Dataskydd och behandling av personuppgifter (personuppgiftspolicy)

Behandling av personuppgifter

Från den 25 maj 2018 gäller EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) som lag på Åland. Dataskyddsförordningen är till för att skydda enskildas grundläggande rättigheter, särskilt rätten till skydd av och kontroll över sina egna personuppgifter. För Ålands statistik- och utredningsbyrå (ÅSUB) styr därtill Statistiklagen för landskapet Åland, ”Statistiklagen” (ÅFS 1994/42) samt den nationella dataskyddslagen behandlingen av personuppgifter. Framställningen av statistik styrs dessutom av Europeiska unionens förordning om europeisk statistik, EU:s statistikförordning (nr 223/2009).

GDPR innebär utökade krav på personuppgiftsbehandlingen och hur ÅSUB informerar om den. All vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

ÅSUB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Vi kan också vara personuppgiftsbiträde vid framställning av statistik för en annan statistikansvarig myndighet.

Enligt GDPR är en personuppgift all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande, fysisk person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även uppgifter som har avidentifierats (pseudonymiserats), men som kan hänföras till en fysisk person med hjälp av andra uppgifter är personuppgifter.

Med behandling av personuppgifter avses i princip allt som går att göra med personuppgifterna, till exempel att samla in, registrera, lagra och samköra uppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter för framställning och utveckling av statistik samt i vissa fall för vissa specifika forskningsändamål vars syfte då tydliggörs i samband med att uppgifterna samlas in. Statistiken och undersökningsresultaten publiceras i form av sammandrag, tabeller och figurer. Det är inte möjligt att urskilja enskilda personer eller företag.

ÅSUB är enligt lag förpliktad att i första hand använda material som andra myndigheter samlat in. Uppgifterna samlas in direkt av uppgiftslämnarna då uppgifterna inte är tillgängliga på annat håll. Alla personuppgifter som samlats in från uppgiftslämnare för statistiska ändamål är enligt lag sekretessbelagda.

Dataskyddets betydelse i statistikföringen

Dataskyddet är en grundläggande princip inom statistikväsendet. Att värna om ett högt dataskydd är en förutsättning för det förtroende som ÅSUB behöver vid datainsamlingen. För att ÅSUBs statistik ska vara tillförlitlig måste vi få så täckande primäruppgifter som möjligt för att producera statistiken. För att det ska lyckas krävs att uppgiftslämnarna kan lita på att uppgifterna som berör dem behandlas ändamålsenligt och med ett högt dataskydd.

ÅSUBs datamaterial

ÅSUB har omfattande rättigheter att erhålla personuppgifter från olika myndigheter för statistikföring. Uppgifter erhålls till exempel från Befolkningsregistercentralen, Skatteförvaltningen och Arbets- och näringsministeriet. Uppgifter samlas också in från exempelvis arbetsgivare som levererar uppgifter om sina anställdas löner och arbetstider.

ÅSUB samlar också in uppgifter direkt från invånarna med hjälp av intervju- och enkätundersökningar som bygger på frivillighet.

Statistiklagen förutsätter att uppgiftslämnarnas identifikationsuppgifter, såsom namn och personbeteckning, inte insamlas eller sparas, om det inte är nödvändigt för framställningen av statistiken. Det är vanligen nödvändigt när identifikationsuppgifterna behövs för att de insamlade uppgifterna ska kunna slås samman med andra uppgifter.

När företaget eller sammanslutningen lämnar uppgifter sparar ÅSUB uppgifter om kontaktperson, personens namn, tjänste-e-post samt eventuellt telefonnummer och yrkesställning.

ÅSUB kan även samla in uppgifter genom intervju- och enkätundersökningar på uppdrag av andra organisationer.

Närmare information om vilka personuppgifter som behandlas inom respektive statistikområde finns i registerbeskrivningarna under Register med personuppgifter.

Vilka kan få tillgång till dina uppgifter?

Utgångspunkten är att dina personuppgifter endast behandlas av oss. ÅSUB har enligt statistiklagen rätt att lämna ut sekretessbelagda personuppgifter för statistikföring till en annan statistikmyndighet såsom till Institutet för hälsa och välfärd (THL) och Statistikcentralen. Dina uppgifter kan även komma att delas med aktörer som behandlar personuppgifter för ÅSUBs räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden, till exempel ÅSUBs IT-leverantör, Åda Ab.

Uppgifter som samlats in för statistiska ändamål kan efter prövning lämnas ut för vetenskapliga undersökningar. Utlämningen av material sker alltid på ett sådant sätt att det inte är möjligt att direkt identifiera en person. Externa forskare kan endast använda personuppgifter i ÅSUB:s lokaler.

Sekretessbelagda uppgifter kan aldrig lämnas ut för administrativt beslutsfattande, tillsyn eller något annat motsvarande ändamål.

ÅSUB:s interna principer för dataskydd

Personuppgifterna behandlas endast av personer som behöver uppgifterna i sitt arbete. Tillgången till personuppgifter är avgränsad med hjälp av behörigheter. Alla som hör till ÅSUBs personal har undertecknat ett sekretessavtal där de förbinder sig att hemlighålla uppgifter som enligt Statistiklagen eller Landskapslag om behandling av personuppgifter inom landskaps- och kommunförvaltningen (ÅFS 2007/88) föreskrivs som sekretessbelagda. Också personuppgiftsbiträden som behandlar ÅSUB:s datamaterial undertecknar ett sekretessavtal.

Klagomål till tillsynsmyndigheten

En registrerad har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade misstänker att ÅSUB bryter mot GDPR eller den nationella lagstiftningen.

Rätt att kontrollera sina uppgifter

Var och en har rätt att få information om vilka personuppgifter ÅSUB behandlar och kontrollera uppgifterna om sig själv i ÅSUB:s register (registerutdrag). Du kan be om kontroll genom att skicka en skriftlig begäran till ÅSUB, till exempel genom att använda formuläret på vår hemsida under sidan:

Register med personuppgifter

I övrigt är rättigheterna att exempelvis få uppgifterna raderade (rätten att bli glömd) eller rätten till begränsad behandling kringskurna inom statistikframställning enligt särskilda bestämmelser i lag.

Önskar du mera information? Kontakta ÅSUB per e-post till asub@asub.ax.

Du kan även kontakta ÅSUBs dataskyddsombud, kontaktuppgifterna finns på länken: Kontaktuppgifter till ÅSUB:s dataskyddsombud